Écrire clair : un texte qui se lit et qui inclut

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   Pour qui vous écrivez

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   Pour qui vous écrivez

   Un texte se juge à ce que la personne comprend et fait ensuite, pas à son air sérieux. On écrit pour quelqu’un, puis on vérifie que ce quelqu’un a compris.

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   Carole travaille dans un cabinet comptable de Laval. Elle écrit à ses clients : « Il est porté à votre connaissance que la production de vos déclarations est tributaire de la réception des pièces justificatives. » Trois clients téléphonent le lendemain pour demander ce que ça veut dire. L’idée centrale est simple : un texte se juge à ce que la personne comprend et fait ensuite, pas à son air sérieux.

   Premier élément : savoir à qui vous parlez. Avant d’écrire, posez-vous trois questions. Qui lit? Que sait-elle déjà de la situation? Que doit-elle faire après avoir lu? Les clients de Carole ne connaissent pas le vocabulaire fiscal. Ils veulent savoir ce qu’ils doivent envoyer, et pour quand.

   Deuxième élément : le piège de l’orgueil du métier. On se dit qu’un texte sérieux doit être compliqué, que les mots techniques rassurent. Ils rassurent surtout la personne qui écrit. Celle qui lit n’en conclut pas que vous êtes savante. Elle conclut qu’elle ne peut pas se fier à ce texte, ou elle vous appelle. Le coût est bien réel : des appels, des erreurs, des retards. Et simple ne veut pas dire simpliste. Le contenu reste exact; seule la façon de le dire change. Pour un contrat ou un avis légal, faites relire le texte par une personne juriste.

   Troisième élément : vérifier qu’on a été compris. Demandez à une personne qui ressemble à votre public, une collègue de la réception par exemple, de redire dans ses mots ce qu’elle doit faire. Si elle hésite, le problème est dans le texte, pas chez elle. Signaler ce genre de doute avant l’envoi vaut mieux que corriger après les appels.

   Carole récrit : « Envoyez-nous vos reçus et vos relevés avant le 1er mars. Sans eux, nous ne pouvons pas produire votre déclaration. » Plus un seul appel.

   À retenir : écrivez pour une personne précise, puis vérifiez qu’elle a compris.

   • Avant d’écrire : qui lit, que sait-elle déjà, que doit-elle faire après?
   • Un texte compliqué ne prouve pas le sérieux : il fait téléphoner, hésiter ou se tromper.
   • Simple ne veut pas dire simpliste : le contenu reste exact, c’est la manière de le dire qui change.
   • On vérifie en demandant à une personne représentative de redire le message dans ses mots.
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   Phrases courtes, mots courants

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   Phrases courtes, mots courants

   Une phrase porte une idée. On choisit le mot que tout le monde connaît, le verbe qui dit l’action et la voix active qui nomme celui ou celle qui agit.

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   Samuel dirige le service à la clientèle d’une boutique en ligne de Trois-Rivières. Sa réponse type dit : « Le remboursement sera effectué par notre équipe dès que la réception du colis retourné aura été confirmée par l’entrepôt. » Une cliente répond : « Donc, je fais quoi? » L’idée centrale : une phrase, une idée, un mot que tout le monde connaît.

   Premier élément : couper. La phrase de Samuel contient trois actions : retourner, confirmer, rembourser. Mettez-les en ordre, une par phrase. « Retournez le colis. Nous confirmons sa réception. Nous vous remboursons ensuite. » C’est plus court à l’écran, et surtout plus facile à suivre.

   Deuxième élément : les mots et les verbes. La Banque de dépannage linguistique, de l’Office québécois de la langue française, conseille des mots précis, simples et courants, et des verbes concrets. « Effectuer un remboursement » devient « rembourser ». « Procéder à la vérification » devient « vérifier ». « Afin de » devient « pour ». Le sens reste le même, et la lecture va deux fois plus vite.

   Troisième élément : la voix active. « Le colis sera traité par notre équipe » cache qui agit. « Nous traitons votre colis » le dit. Une chaire de rédaction juridique de l’Université Laval propose les mêmes réflexes : un plan, des phrases courtes, la voix active, peu de sigles. Et si vous devez employer un sigle, donnez d’abord la forme complète.

   Court ne veut pas dire sec. « Merci de votre patience » garde sa place. On enlève les mots qui ne servent à rien, pas la politesse. Un truc simple pour finir : lisez votre réponse à voix haute avant de l’envoyer. Si vous reprenez votre souffle au milieu d’une phrase, c’est là qu’il faut couper. Samuel le fait maintenant avec chaque modèle de réponse, et ses collègues aussi.

   À retenir : une idée par phrase, des mots courants, et un sujet qui agit.

   • Une idée par phrase : on coupe plutôt que d’empiler les propositions.
   • Des mots précis, simples et courants, et des verbes concrets : « rembourser » plutôt qu’« effectuer un remboursement ».
   • La voix active dit qui fait quoi : « Nous traitons votre colis ».
   • Les sigles se donnent d’abord en toutes lettres, et le superflu s’enlève.
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   Un texte qui se lit à l’écran

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   Un texte qui se lit à l’écran

   À l’écran, les gens survolent. On met l’essentiel au début, des titres qui disent le contenu et on s’assure que tout le monde peut lire.

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   Une municipalité de la Gaspésie publie un avis sur la fermeture de la piscine. Le titre : « Information importante ». Il faut descendre au quatrième paragraphe pour apprendre que la piscine ferme du 1er au 15 septembre. Les gens appellent à l’hôtel de ville. L’idée centrale : à l’écran, on met l’essentiel au début.

   Premier élément : l’ordre. La Banque de dépannage linguistique recommande de cibler l’essentiel en début de phrase. Le même réflexe vaut pour la page. Un meilleur titre : « Piscine fermée du 1er au 15 septembre ». Une première phrase qui dit pourquoi. Le reste vient après, pour ceux qui veulent le détail.

   Deuxième élément : les titres et les listes. Un titre qui dit ce qui suit permet de sauter ce qui ne concerne pas la personne. Une liste convient quand vous énumérez : les pièces à fournir, les étapes d’une inscription. Un paragraphe court se lit mieux sur un téléphone. Pour la piscine, un titre « Comment s’inscrire aux cours d’automne » suivi de trois étapes en liste vaut mieux qu’un seul bloc de texte où tout s’enchaîne.

   Troisième élément : l’accessibilité. La même banque insiste sur des contrastes suffisants, sur un texte de remplacement pour les images et sur des formulaires lisibles par un lecteur d’écran. Une résidence pour aînés qui affiche son horaire dans une image sans texte laisse de côté les personnes qui ne voient pas l’image. Il suffit de redire l’horaire en texte.

   Le piège ici, c’est la confiance excessive dans l’aspect visuel : « C’est joli, donc c’est clair. » Une page jolie que personne ne trouve n’aide personne. Relisez-la comme une personne pressée, sur un téléphone, debout dans une file. Si l’essentiel n’apparaît pas avant que vous deviez faire défiler, remontez-le. Et si vous voyez un doute sur l’accessibilité, signalez-le avant la mise en ligne : c’est plus simple que de corriger après la plainte.

   À retenir : l’essentiel d’abord, des titres qui informent, une page que tout le monde peut lire.

   • L’essentiel vient en début de phrase et en début de page.
   • Un titre dit ce que le paragraphe contient; une liste sert à énumérer des étapes ou des pièces.
   • Accessibilité : contrastes suffisants, texte de remplacement pour les images, formulaires lisibles par un lecteur d’écran.
   • On relit la page comme une personne pressée, sur un téléphone.
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   Écrire pour toutes et pour tous

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   Écrire pour toutes et pour tous

   Une rédaction épicène fait en sorte que chaque personne se reconnaisse dans le texte. Trois procédés : le doublet complet, le terme neutre et la phrase inclusive.

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   Amina, dans un centre de services, relit une offre d’emploi : « Nous cherchons un technicien expérimenté. Il relèvera de son directeur. » Elle se demande qui, parmi les gens qui liront, croira que ce poste est pour elle. L’idée centrale : écrire de façon que chaque personne se reconnaisse, sans alourdir le texte.

   Premier élément : les trois procédés que l’Office québécois de la langue française privilégie. Le doublet complet : « les citoyennes et les citoyens ». Le terme neutre : « le personnel », « la clientèle », « la direction ». La phrase inclusive : « Toute personne qui s’inscrit reçoit un accusé de réception. » L’Office a publié en 2018 un avis de recommandation officielle sur la féminisation et la rédaction épicène.

   Deuxième élément : les doublets abrégés. Ils sont acceptables seulement là où l’espace manque, dans un tableau ou un formulaire par exemple. L’Office suggère alors des parenthèses ou des crochets : « directeur(-trice) ». Il ne retient pas la majuscule, la barre oblique, le trait d’union, la virgule ni le point. Vous verrez aussi le point médian. La pratique est débattue, et l’Office ne le retient pas parmi ces signes. Dans un texte courant, choisissez un procédé plus facile à lire.

   Troisième élément : les titres et les fonctions. L’Office offre une liste de plus de 1 500 appellations de personnes, au masculin et au féminin. Écrivez « la directrice générale » quand c’en est une. Et le terme neutre règle souvent le problème : « Le personnel travaille en équipe » évite les deux formes.

   Le piège : la peur d’alourdir, ou de lancer un débat. Un texte épicène bien fait ne se remarque pas. Amina récrit : « Nous cherchons un technicien ou une technicienne d’expérience. Vous travaillerez avec toute l’équipe. »

   À retenir : le terme neutre d’abord, le doublet complet ensuite, l’abréviation seulement quand l’espace manque.

   • Trois procédés privilégiés par l’Office : doublets complets, désignations neutres, phrases inclusives.
   • Les doublets abrégés conviennent seulement là où l’espace manque, avec parenthèses ou crochets : directeur(-trice).
   • L’Office ne retient pas la majuscule, la barre oblique, le trait d’union, la virgule ni le point; le point médian reste une pratique débattue.
   • On féminise les titres et on cherche d’abord le terme neutre.

L’avis aux membres

Écrire clair : l’essentiel en une page

J’écris pour une personne précise, je coupe, je mets l’essentiel d’abord, et je vérifie qu’elle a compris.

En cas de doute : Consultez la Banque de dépannage linguistique de l’OQLF. Pour un contrat ou un avis légal, faites relire le texte par une personne juriste.

Astuces de terrain

Ressources

• Banque de dépannage linguistique : conseils pour simplifier un texte destiné au Web
• Vitrine linguistique : féminisation et rédaction épicène
• Vitrine linguistique de l’OQLF : Banque de dépannage linguistique et Grand dictionnaire terminologique
• Vitrine linguistique : ressources et conseils pour les entreprises

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